1、迎送
接送人員必須準(zhǔn)確掌握出席會議代表抵離的具體日期和時(shí)間，以及他們所乘的交通工具和進(jìn)出境的口岸。根據(jù)他們的身份安排我方人員前往迎送。如對方是會議主席或者是身份較高的代表（部長、省長、市長），可安排一位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)前往迎送。如是一般學(xué)者，則安排我方接待人員前往迎關(guān)或在各有關(guān)口岸設(shè)接待站，固定若干輛交通工具迎送，要在飛機(jī)場或火車站人員下落地點(diǎn)設(shè)明顯的通知牌。
2、聯(lián)檢禮遇
接待單位要根據(jù)接待計(jì)劃的要求及外賓的身份情況，事先開具有關(guān)證明。代表攜帶來參加會議的文字資料、器材、展品等入境時(shí)，要事先與有關(guān)聯(lián)檢部門聯(lián)系好。對于大型的、出席人數(shù)較多的國際會議，主辦或承辦單位須事先召集有關(guān)聯(lián)檢部門開一個(gè)工作協(xié)調(diào)會，請邊檢和海關(guān)部門為參加會議的國外代表安排專門通道。
3、報(bào)到
主辦單位給出席會議代表發(fā)邀請時(shí)要說明清楚或在他們到達(dá)之前通知對方有關(guān)會議的地點(diǎn)及下榻的賓館的名稱，并附上簡明的機(jī)場到賓館的交通圖。否則就會出現(xiàn)有的代表事先訂好其他賓館住下來后才到會議地點(diǎn)報(bào)到的分散不集中的現(xiàn)象。
在下榻的賓館門口及住房登記處均可設(shè)立位置明顯的牌子，寫明代表們報(bào)到的具體地點(diǎn)或房號。報(bào)到地點(diǎn)一般設(shè)在易找到的地方。代表報(bào)到時(shí)，接待單位應(yīng)該把為他們準(zhǔn)備好的有關(guān)材料，如會議代表名單、房號、會議日程和議程、會議其他有關(guān)文件、各代表的發(fā)言稿或論文、代表證等交給會議代表（這些材料通常放在一個(gè)會議皮包里包括必要的文具送給他們）。
4、安排會議的食宿行
安排會議的食宿行要根據(jù)會議的實(shí)際需要而定。一般來說，住房方面，盡量將會議場地安排在代表下榻的賓館內(nèi)或離住地不遠(yuǎn)的地方；用餐方面，可以賓館內(nèi)專門指定一個(gè)地點(diǎn)用餐，更好以自助餐形式，這樣可以節(jié)約時(shí)間和便于代表們相互會談。對一些有宗教禁忌的代表要予以特殊安排。交通工具上要寫明會議名稱（一般用簡寫），以便會議代表辨認(rèn)。
承辦單位要在賓館內(nèi)設(shè)立聯(lián)絡(luò)辦公室或?qū)ν夤ぷ鞣浚男r(shí)值班處理各種會議進(jìn)行中可能會出現(xiàn)的問題。值班人員必須要了解會議的各項(xiàng)情況，值班室要有各種有關(guān)單位的電話以及有關(guān)負(fù)責(zé)人的電話，以便遇到特別情況下，尤其是出現(xiàn)突發(fā)事件的情況下，值班人員請示路徑快，否則將會影響工作效率。承辦單位還應(yīng)在賓館內(nèi)設(shè)一個(gè)商務(wù)中心。會議期間會有許多資料要打??；有的代表只攜帶一兩份論文或發(fā)言稿，到達(dá)后方要打印。有的會議或國際體育比賽，由于中外記者比較多，還須配備新聞中心，有電腦給記者寫作，有電視給他們看現(xiàn)場直播，同時(shí)還可以用來舉行新聞發(fā)布會。
5、新聞報(bào)道
會議需要國內(nèi)新聞機(jī)構(gòu)報(bào)道的，要及時(shí)通知有關(guān)新聞單位，并提供簡單介紹會議的新聞稿以及重要人物的名單等。
6、會議場所的設(shè)施與布置
會議場所里的各項(xiàng)布置及各種設(shè)施均要在開會之前一天全部布置安裝調(diào)試完畢。主席臺如何布置；主席臺后面以什么為背景；場內(nèi)的橫額如何掛、寫什么內(nèi)容；與會代表座位如何擺設(shè)；參加會議的各國代表團(tuán)團(tuán)長桌面上除了放國家名的牌子外還需否放小國旗；順序如何擺，是否按字母順序等等，這些都需要按照會議的要求擺設(shè)。如果是承辦單位，則要事先請示主辦單位，按照主辦單位的要求擺設(shè)，并且要在開會之前布置好。國際會議場所布置有嚴(yán)格的要求，尤其是政治會議、聯(lián)合國或國際組織主辦的國際會議。一般來說，以主席臺后面的墻為背景，把會議的會徽、會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)布置在墻上，出席會議國家的國旗分別樹在背景兩旁，或者掛在室外。
